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Digitale Zustellung von Beitragsbescheiden
Die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld kann ihren Mitgliedern die digitale Zustellung ihrer Beitragsbescheide anbieten.
Der Weg dorthin ist einfach!
Da ein Versand als E-Mail-Anhang aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, haben wir unseren Mitgliedern kostenlos ein digitales Postfach eingerichtet, die "IHK Postbox".
In nur zwei Schritten zum digitalen Versand:
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Einwilligungserklärung downloaden, ausfüllen und zurücksenden
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Aktivierung der IHK Postbox nach Erhalt der Zugangsdaten
Hinweis zur E-Mail-Adresse
Wir empfehlen, sofern möglich, bei der Kontoaktivierung eine allgemeingültige (z. B. rechnungseingang@musterfirma.de) und keine personalisierte E-Mail-Adresse zu verwenden.
So wird sichergestellt, dass die Dokumente bei einem Wechsel der empfangsberechtigten Person weiterhin abgerufen werden können.
Die Kontoaktivierung
So wird das Konto aktiviert:
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Unter Downloads finden Sie die Einwilligungserklärung. Diese füllen Sie bitte aus und senden sie anschließend unterschrieben an uns zurück.
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Im zweiten Schritt erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten per Post. Mit diesen können Sie Ihr Konto aktivieren. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter dem Punkt "Wie übernehme ich das vorbereitete Konto?" in den FAQs. Sollten Sie schon einmal Zugangsdaten erhalten haben, Ihnen diese aber nicht mehr vorliegen, können Sie sie über beitrag(at)ostwestfalen.ihk.de erneut anfordern.
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Die Eingabemaske für die Zugangsdaten erreichen Sie durch einen Klick auf den Button unter "Registrierung & Login".
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Nach erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie den IHK-Beitragsbescheid in digitaler Form. Über jede neue Zustellung werden Sie per E-Mail und/oder Pushbenachrichtigung informiert.
Mit der „IHK Postbox“ erhalten unsere Mitglieder ein persönliches Archiv für ihre Dokumente, welches sie für eine Vielzahl von Funktionalitäten nutzen können.
Die Vorteile
Sicher:
Aufbewahrung Ihrer Dokumente nach deutschem Datenschutzrecht
Für Firmenverbunde:
Dokumente mehrer Firmen können über ein Konto zugestellt werden
Automatische Synchronisation:
Per kostenlosem Tool "IHK Postboc-sync", automatischer Download Ihrer Dokumente auf einen Windows-PC/Server zur Weitergabe an Rechnungseingangssysteme und Dokumentenmanagementsysteme
Vereinfachte Prozesse:
kein Scannen notwendig, direktes Weiterleiten, leichte Bearbeitung, schneller Zugriff
Ressourceneinsparung:
Umweltschonend und ökonomisch - durch papierlose Belegablage
Archiv:
Nutzung der IHK Postbox als Archiv für Dokumente und Rechnungen
Mobil:
Unterwegs einfacher Zugriff auf die IHK Postbox per App
Automatische Synchronisation der Dokumente per „IHK Postbox-sync“
Mit diesem kostenlosen Tool werden die eingehenden Dokumente automatisch in den ausgewählten Ordner auf dem Windows-PC oder Server heruntergeladen. Von dort aus können die Dokumente an Rechnungseingangssysteme oder Dokumentenmangementsysteme weitergegeben und verarbeitet werden. Ganze Ordnerstrukturen lassen sich schnell und einfach in die IHK Postbox hochladen.
Sie erhalten weiterhin eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Dokumente eingehen.
Die Anwendung finden Sie als Download HIER (Name: IHK Postbox setup.exe).
Unterwegs per App
Unterwegs ist der Zugriff auf die Postbox jederzeit per App möglich. Dazu einfach die Postbox-App (d.velop postbox) aus dem Google Play Store oder dem Apple App Store installieren.
FAQs
Bitte auf nachstehenden Link klicken!
1. Die Anmeldeseite der Postbox (ihk-postbox.foxdox.de) öffnen und unten auf „Aktivierungsschlüssel“ klicken.
2. Es öffnet sich die Seite „Benutzerkonto aktivieren“. Hier auf „erneut anfordern“ klicken.
3. Auf der Seite „Aktivierungsschlüssel anfordern“ die E-Mailadresse angeben, welche man bei der Übernahme des Kontos eingegeben hat und auf „anfordern“ klicken.
4. Wenn Sie die E-Mail erhalten haben, kann nun das Konto aktiviert werden.
Haben Sie auch jetzt noch keine E-Mail erhalten (bitte auch Spamordner überprüfen), geht es mit Schritt 5 weiter.
5. Bitte öffnen Sie noch einmal die Anmeldeseite (ihk-postbox.foxdox.de) und meldet sich mit dem neuen Benutzernamen (falls geändert) und dem neuen Passwort an. Anschließend öffnet sich die bereits bekannte Seite zum Vervollständigen des Kontos. Hier kann die E-Mailadresse korrigiert werden, falls sich z.B. ein Tippfehler eingeschlichen hat. Nachdem die Seite erneut ausgefüllt worden ist, muss man unten rechts auf „Registrieren“ klicken. Danach wird die E-Mail mit dem Aktivierungslink an die korrigierte E-Mailadresse versendet.
Systemseitig ist für jede Firma ein eigenes Konto/eine eigene IHK Postbox vorgesehen und angelegt.
Wenn Sie Beitragsbescheide von mehreren Firmen über ein Konto erhalten möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Das Konto EINER Firma normal übernehmen und aktivieren
- Melden Sie sich in dem übernommenen und aktivierten Konto an.
- Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts und wählen Sie dann Meine Abos aus.
- Klicken Sie auf Dienst jetzt abonnieren oder Direkt abonnieren.
- Geben Sie den Direktschlüssel bzw. Dienstschlüssel (s. Anschreiben) der Firma, die Sie diesem Konto hinzufügen möchten, in das Feld Dienstschlüssel / Abo-Code ein und klicken dann auf Weiter. Die weiteren Fenster auch alle mit Weiter bestätigen.
- Für weitere Firmen wieder auf Dienst jetzt abonnieren klicken (siehe Schritt 4)
- Unter Meine Abos > IHK Ostwestfalen werden alle aktivierten Abos angezeigt.
Wir benötigen allerdings von jeder Firma die ausgefüllte Einwilligungserklärung zurück. Die Einwilligungserklärungen können gern per E-Mail oder Fax an uns zurückgesendet werden.
Nein, dies ist leider nicht möglich. Es kann pro Konto immer nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Wenn Sie möchten, dass zum Beispiel bei einem Posteingang mehrere Personen per E-Mail informiert werden, können Sie statt einer personalisierten E-Mail-Adresse einen E-Mail-Verteiler (z. B. finanzbuchhaltung@musterfirma.de) hinterlegen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass die Dokumente in der IHK Postbox sensible Daten enthalten können, auf die dann ggf. alle E-Mail-Empfänger Zugriff haben.
Sie können Ihre E-Mail-Adresse selbstständig in den Kontoeinstellungen ändern. Achten Sie beim Ändern darauf, dass es sich um eine gültige E-Mail-Adresse handelt, auf die Sie Zugriff haben.
So geht's
- Öffnen Sie Ihren Browser und melden Sie sich in der IHK Postbox an.
- Klicken Sie auf das Zahnrad und wählen Sie dann Konto aus.
- Klicken Sie im Abschnitt E-Mail-Adresse auf Ändern.
- Tragen Sie Ihre neue E-Mail-Adresse in die entsprechenden Felder ein.
- Klicken Sie auf Ändern, um Ihre neue E-Mail-Adresse zu aktivieren.
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach und befolgen Sie die Anweisungen in der E-Mail.
Den Beitragsbescheid finden Sie unter Meine Dokumente > Posteingang > IHK Ostwestfalen > Beitragsbescheide.
Der Ordner "Posteingang" (+ Unterordner) wird allerdings erst dann angezeigt, wenn erstmalig ein Beitragsbescheid zugestellt wurde.
Die Bearbeitung von Ordnern erfolgt über das Menü Ordner bearbeiten.
Beispiel
Umbenennung eines Ordners:
- Klicken Sie im Menü Ordner bearbeiten auf Bearbeiten.
- Vergeben Sie einen neuen Namen für den Ordner.
- Sie können die Standarddokumentart für diesen Ordner ändern.
- Optional können Sie diesen Ordner zu Ihren Favoriten hinzufügen.
- Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu speichern.
Ordner können nur gelöscht werden, wenn sie keine Unterordner oder Dokumente enthalten.
Der Hauptordner Dokumente kann nicht gelöscht werden.
1. Die Anmeldeseite der Postbox (ihk-postbox.foxdox.de) öffnen und mit den neuen Zugangsdaten anmelden. Nicht die Einmalzugangsdaten aus unserem Brief verwenden!
2. Es öffnet sich die Seite „Vorbereitetes Konto übernehmen“. Hier kann die falsche E-Mailadresse korrigiert werden. Ggf. muss das Passwort nochmals eingegeben weden. Anschließend unten rechts auf „Registrieren“ klicken. Danach wird die E-Mail mit dem Aktivierungslink an die korrigierte E-Mailadresse versendet und das Postboxkonto kann ganz normal aktiviert werden.
Sie können Ihre Kontodaten selbstständig in den Kontoeinstellungen ändern.
So geht's
- Melden Sie sich in Ihrer IHK Postbox an.
- Klicken Sie auf das Zahnrad und wählen Sie dann Konto aus.
- Tragen Sie im Abschnitt Persönliche Daten, Benutzername oder Sprache Ihre aktualisierten Informationen ein.
- Klicken Sie auf Ändern oder Speichern damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Sie können Ihr Passwort für Ihr Konto selbstständig in den Kontoeinstellungen ändern. Verwenden Sie immer ein sicheres Passwort, damit Ihr Konto bestens geschützt ist.
So geht's
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann Konto aus.
- Klicken Sie im Abschnitt Passwort auf Ändern.
- Tragen Sie Ihr aktuelles und Ihr neues Passwort in die entsprechenden Felder ein.
- Klicken Sie auf Speichern, um Ihr neues Passwort zu aktivieren.
Wenn Sie Ihr Passwort vergesen haben, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Bitte gehen Sie auf die Anmeldemaske unter http://ihk-postbox.foxdox.de
- Klicken Sie auf "Passort vergeseen?"
- Die E-Mail-Adresse eingeben, die für die IHK Postbox hinterlegt wurde. Sofern die E-Mail-Adresse nicht bekannt ist, können Sie verschiedenen E-Mail-Adressen ausprobieren.
Sofern Ihnen weder Passwort noch E-Mail-Adresse bekannt ist, klicken Sie bitte HIER und füllen das Formular "Kontozugriff verloren" aus. Anschließend senden Sie das unterschrieben Formular bitte an die angegebene E-Mail-Adresse (Personalausweiskopie nicht vergessen!). Aus Sicherheitsgründen erfolgt diese Abfrage über den Anbieter der IHK Postbox, die d.velop AG.
Sie können Ihre E-Mail-Adresse selbstständig in den Kontoeinstellungen ändern.
So geht's
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann Konto aus.
- Klicken Sie im Abschnitt E-Mail-Adresse auf Ändern.
- Tragen Sie Ihre neue E-Mail-Adresse in die entsprechenden Felder ein.
- Klicken Sie auf Ändern, um Ihre neue E-Mail-Adresse zu aktivieren.
- Klicken Sie in der von uns erhaltenen E-Mail auf Klick (ggf. bitte Spam-Ordner kontrollieren).
- Melden Sie sich mit Ihren alten Zugangsdaten erneut an.
- Klicken Sie dann auf der sich öffnenden Seite auf Ändern.
Nein, eine Übermittlung des Beitragsbescheids per E-Mail ist leider nicht möglich.
Gemäß § 15 Abs. 1 der Beitragsordnung der IHK Ostwestfalen zu Bielefeld erfolgt die Beitragsveranlagung durch schriftlichen Bescheid. Dieser ist dem IHK-Mitglied in einem verschlossenen Umschlag zu übersenden. Mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitgliedsunternehmens kann der Beitragsbescheid auch digital auf einem sicheren Übertragungsweg übersandt werden.
Die einfache E-Mail ist dafür kein geeignetes Instrument. Beitragsbescheide beinhalten Steuerdaten, die dem Steuergeheimnis unterliegen. Für deren elektronischen Versand sind die rechtlichen Hürden weitaus höher. Eine elektronische Kommunikation ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail ist dies regelmäßig nicht der Fall.
Die IHK Postbox hingegen ist ein sicherer Übertragungsweg, der die oben genannten Anforderungen erfüllt.
Wenn Sie zukünftig Ihren Beitragsbescheid wieder in Papierform per Briefpost erhalten möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Widerrufen Sie Ihre Einwilligungserklärung zur digitalen Zustellung von Beitragsbescheiden.
Der Widerruf kann entweder schriftlich per Brief an die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld, Elsa-Brändström-Str. 1 – 3, 33602 Bielefeld, per Fax an 0521 554-5898 oder per E-Mail an beitrag@ostwestfalen.ihk.de erfolgen.
Bitte geben Sie in Ihrem Widerruf unbedingt die Debitor-Nr. an.
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OPTIONAL können Sie anschließend Ihre Abonnements/Dienste kündigen oder Ihr Konto löschen.
Abonnements/Dienste kündigen
Wenn Sie sich dazu entscheiden, Abonnements/Dienste zu kündigen, können Sie dies in den Providereinstellungen erledigen.
So geht's:
- Melden Sie sich in Ihrem Postboxkonto an.
- Klicken Sie auf das Zahnrad und wählen Sie dann Meine Abos aus.
- Wählen Sie aus „Meine Provider“ IHK Ostwestfalen aus.
- Wählen Sie einen Dienst aus und klicken bei den Aktionen auf „Kündigen“
- Aktivieren Sie Ja, ich will diesen Dienst kündigen und klicken anschließend auf Kündigung senden
Wenn Sie Ihre Abonnements/Dienste kündigen, bleiben die vorhandenen Dokumente erhalten und können weiter genutzt werden. Sie erhalten aber keine neuen Dokumente von uns.
Konto löschen
Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihr Konto zu löschen, können Sie dies in den Kontoeinstellungen erledigen.
So geht's:
- Öffnen Sie Ihren Browser und melden Sie sich in Ihrem Postboxkonto an.
- Klicken Sie auf das Zahnrad und wählen Sie dann Konto aus.
- Wählen Sie aus den Optionen Konto löschen aus.
- Geben Sie auf der Seite Konto löschen Ihr aktuelles Passwort ein.
- Aktivieren Sie Ja, wirklich löschen und klicken Sie auf Konto löschen.
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach und befolgen Sie die Anweisungen in der E-Mail.
- Ihr Konto wird dann innerhalb von 48 Stunden gelöscht.
Achtung! Wenn Sie Ihr Konto löschen, gehen alle vorhandenen und nicht anderweitig gesicherten Dokumente verloren. Wenn das Konto zum Löschen markiert ist, werden Sie automatisch von allen Anwendungen und Apps abgemeldet. Eine Anmeldung in dem Konto ist nicht mehr möglich.
Sofern Ihnen von uns neue Dokumente in die IHK Postbox zugestellt werden, erhalten Sie immer eine System-E-Mail an die von Ihnen in der IHK Postbox angegeben E-Mail-Adresse. Der Absender lautet: noreply@foxdox.de
Bitte überprüfen Sie folgende Einstellungen:
- Stellen Sie sicher, dass unsere E-Mail nicht im Spam-Ordner landet.
- Überprüfen Sie in den Einstellungen (Zahnradsymbol > "Konto“), welche E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
- Benachrichtigungseinstellungen überprüfen.
Unter den Einstellungen (Zahnradsymbol > "Konto" > "Benachrichtigungen“) kann eingestellt werden, wann man Benachrichtigungen erhalten möchte.
Wenn Sie wissen möchten, welche Unternehmen in Ihrem Firmenverbund bereits mit Ihrem IHK Postbox Konto verbunden sind, gehen Sie bitte auf das Zahnradsymbol > „Meine Abos“ > „IHK Ostwestfalen“. Unter „Kunde Ref-Nr.“ finden Sie alle Ident-Nummern, die mit diesem Konto verbunden sind.
