Ein ordnungsgemäß geführter Ausbildungsnachweis ist eine Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Ein schriftlicher Ausbildungsnachweis ist ordnungsgemäß geführt, wenn ein gewisses Maß an inhaltlicher Gestaltung und Regelmäßigkeit sowie Sauberkeit der Eintragung gegeben ist. Bei Problemen mit der Führung der Ausbildungsnachweise sollte der zuständige Ausbildungsberater der IHK rechtzeitig informiert werden. Ihm sind die Ausbildungsnachweise auf Verlangen zur Durchsicht vorzulegen. Zum Führen der Nachweise kann eines der in den Anlagen 1 und 2 beiliegenden Muster genutzt werden.

In seiner Sitzung am 28. Mai 2013 hat der Berufsbildungsausschuss (BBA), der IHK-Ostwestfalen folgende Richtlinien für das ordnungsgemäße Führen der Ausbildungsnachweise beschlossen.

• Auszubildende haben während ihrer Ausbildung einen Ausbildungsnachweis zu führen.
• Das Führen von Ausbildungsnachweisen dient folgenden Zielen:
  • Auszubildende und Ausbildende sollen zur Reflexion über die Inhalte und den Verlauf der Ausbildung angehalten werden.
  • Der zeitliche und sachliche Ablauf der Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule soll für die an der Berufsausbildung Beteiligten sowie die zur Überwachung der Berufsausbildung zuständigen Stellen in einfacher Form nachvollziehbar und nachweisbar gemacht werden.

• Sofern die Ausbildungsordnung oder eine andere Regelung der zuständigen Stelle vorsieht, dass der Ausbildungsnachweis zur mündlichen Prüfung mitgebracht werden muss, ist der dem Prüfungsausschuss vorzulegen. Der Ausbildungsnachweis wird im Rahmen der Zwischen- und Abschlussprüfungen nicht bewertet.
• Für das Anfertigen der Ausbildungsnachweise gelten folgende Mindestanforderungen:
  • Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form (stichwortartige Angaben, ggf. Loseblattsystem, schriftlich oder elektronisch) von Auszubildenden selbständig zu führen sowie abzuzeichnen (Umfang: ca. 1 DIN A 4-Seite für eine Woche). Die Entscheidung, ob ein täglicher oder wöchentlicher Nachweis geführt werden muss, obliegt dem Ausbildungsbetrieb.
  • Jedes Blatt des Ausbildungsnachweises ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen.
  • Die Ausbildungsnachweise müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen, betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen zu dokumentieren.
  • In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.
  • Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten sollte aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen.

• Ausbildende sollen Auszubildende zum Führen von schriftlichen Ausbildungsnachweisen, soweit solche im Rahmen der Berufsausbildung verlangt werden, anhalten und diese durchsehen (§ 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG).
• Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, die Ausbildungsnachweise während der Ausbildungszeit im Betrieb zu führen. Die erforderlichen Nachweishefte, Formblätter o. ä. werden den Auszubildenden kostenlos von den Ausbildenden zur Verfügung gestellt (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG).
• Ausbildende oder Ausbilder/-innen prüfen die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen mindestens monatlich (§ 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG). Sie bestätigen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift. Elektronisch erstellte Nachweise sind dazu mindestens 1 Mal monatlich auszudrucken oder es ist durch elektronische Signatur sicherzustellen, dass die Nachweise in den vorgegebenen Zeitabständen erstellt und abgezeichnet wurden.
• Im Rahmen der Lernortkooperation kann die Berufsschule vom Ausbildungsnachweis Kenntnis nehmen.
• Bei minderjährigen Auszubildenden soll ein/-e gesetzliche/-r Vertreter/-in in angemessenen Zeitabständen von den Ausbildungsnachweisen Kenntnis erhalten und diese unterschriftlich bestätigen.
• Arbeitnehmervertretungen können durch Einsichtnahme in den Ausbildungsnachweis Kenntnis vom Ablauf der Ausbildung zum Zweck ihrer Aufgabenerfüllung (§ 80 Abs. 1 BetrVG) nehmen.
• Diese Regelungen können mit Ausnahme der Ziffer 3 für Umschüler entsprechend angewendet werden, soweit die Führung vertraglich vereinbart wird.

Diese Richtlinien lehnen sich an der Empfehlung des Hauptausschusses des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) für das Führen von Ausbildungsnachweisen vom 9. Oktober 2012 an. Beachten Sie bitte, dass die Richtlinien den Mindeststandard beschreiben. Darüber hinaus können Ausbildungsbetriebe weitere Vorgaben zur Führung von Ausbildungsnachweisen (z.B. zusätzliche Abteilungsberichte, Projektbeschreibungen, etc.) machen.

Bitte beachten Sie: Das "Gesetz zum Abbau verzichtbarer Anordnungen der Schriftform im Verwaltungsrecht des Bundes" wurde geändert und erlaubt den Auszubildenden nun ausdrücklich, ihr Berichtsheft auch digital zu führen. Daneben ist die bewährte Schriftform des Ausbildungsnachweises weiterhin möglich. In welcher Form die Auszubildenden ihre Berichtshefte führen, entscheidet der jeweilige Ausbildungsbetrieb. Bei der Beantragung der Zulassung zur Abschlussprüfung müssen der Ausbildende und der/die Auszubildende bestätigen, dass die Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß geführt worden sind. Das Führen des Berichtsheftes ist weiterhin verpflichtend. Auf Verlangen ist der IHK Einsicht in die Berichtshefte zu gewähren.

Ausbildungsnachweisvorlagen finden Sie hier. Diese können im Rahmen der o. g. Regelungen umformatiert werden. Beispielsweise lässt sich für gastgewerbliche Ausbildungsberufe die Wochentabelle um den Sonntag erweitern.

• Nachweis Tag
• Nachweis Woche
• Nachweis Sichtvermerk

Die regelmäßige tägliche Ausbildungszeit ist ausdrücklich in der Vertragsniederschrift zu vereinbaren und richtet sich nach den tariflichen Regelungen. Sollte kein Tarifvertrag gelten, sind die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen zu beachten.

Die tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit für Arbeitnehmer und Auszubildende kann im Arbeitszeitgesetz, im Jugendarbeitsschutzgesetz, im Tarifvertrag oder individuell in einer Betriebsvereinbarung bzw. in einem Arbeitsvertrag/Ausbildungsvertrag geregelt sein. In Tarifverträgen können abweichende Regelungen von den gesetzlichen Bestimmungen zugelassen werden. Die nachfolgenden Hinweise beziehen sich auf die gesetzlichen Regelungen. Als gesetzliche Regelung für Erwachsene gilt das Arbeitszeitgesetz, für Jugendliche das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Arbeitszeitregelung für Erwachsene (volljährige Auszubildende)

Arbeitszeit
Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann bis auf 10 Stunden täglich verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Monaten durch Freistellung an anderen Werktagen die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden nicht überschritten wird. 

Ruhepausen
Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten, von mehr als 9 Stunden von mindestens 45 Minuten Dauer zu gewähren.

Ruhezeit 
Nach der täglichen Arbeitszeit müssen Arbeitnehmer/Auszubildende eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden haben. In verschiedenen Bereichen, so z. B. in Gaststätten und Hotels, in Verkehrsbetrieben oder in Krankenhäusern kann die Ruhezeit um eine Stunde verkürzt werden.

Freistellung vor und nach der Berufsschule

Auszubildende dürfen vor einem vor 9 Uhr beginnenden Berufsschulunterricht nicht beschäftigt werden.
Jugendliche sind an Berufsschultagen mit mehr als fünf Unterrichtsstunden von mindestens je 45 Minuten, einmal in der Woche, unter Anrechnung der durchschnittlichen täglichen Ausbildungszeit, freizustellen.
In Berufsschulwochen mit einem planmäßigen Blockunterricht von mindestens 25 Stunden (an mindestens fünf Tagen) muss der Auszubildende, unter Anrechnung der durchschnittlichen wöchentlichen Ausbildungszeit, freigestellt werden.
Für einen weiteren Berufsschultag in der selben Woche erfolgt die Anrechnung der Berufsschulunterrichtszeit einschließlich der Pausen und der Wegzeit von der Berufsschulein den Betrieb auf die Ausbildungszeit.

Arbeitszeitregelung für Jugendliche (Auszubildende unter 18 Jahren)

Für die Arbeitszeit der Auszubildenden vor Vollendung des 18. Lebensjahres gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Das JArbSchG lässt neben den Grundsätzen viele Ausnahmen zu. Damit diese Information nicht unübersichtlich wird, sind hier nur die Grundsätze aufgeführt. Im Einzelfall sollte daher die entsprechende Vorschrift im JArbSchG nachgelesen werden.

Fünf-Tage-Woche
Am Samstag ist die Beschäftigung nur in verschiedenen Wirtschaftsbereichen, so z. B. im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe, im Verkehrswesen und in KFZ-Reparaturwerkstätten zulässig. Mindestens zwei Samstage im Monat sollen beschäftigungsfrei bleiben. 
An Sonntagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden. Nur in wenigen Wirtschaftsbereichen ist eine Beschäftigung am Sonntag zulässig. Werden Jugendliche am Samstag oder Sonntag beschäftigt, ist ihnen die Fünf-Tage-Woche durch Freistellung an einem anderen berufsschulfreien Tag derselben Woche sicherzustellen.

Arbeitszeit 
Jugendliche dürfen nicht mehr als 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden.

Ruhepausen 
Bei einer Arbeitszeit von mehr als 4,5 bis 6 Stunden ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten, von mehr als 6 Stunden von 60 Minuten Dauer zu gewähren.

Nachtruhe 
Jugendliche dürfen nur in der Zeit von 6:00 bis 20:00 Uhr beschäftigt werden. Jugendliche über 16 Jahre dürfen
- im Gaststättengewerbe bis 22:00 Uhr 
- in mehrschichtigen Betrieben bis 23:00 Uhr 
beschäftigt werden.

Freistellung vor und nach der Berufsschule
Auszubildende dürfen vor einem vor 9 Uhr beginnenden Berufsschulunterricht nicht beschäftigt werden.
Jugendliche sind an Berufsschultagen mit mehr als fünf Unterrichtsstunden von mindestens je 45 Minuten, einmal in der Woche, unter Anrechnung der durchschnittlichen täglichen Ausbildungszeit, freizustellen.
In Berufsschulwochen mit einem planmäßigen Blockunterricht von mindestens 25 Stunden (an mindestens fünf Tagen) muss der Auszubildende, unter Anrechnung der durchschnittlichen wöchentlichen Ausbildungszeit, freigestellt werden.
Für einen weiteren Berufsschultag in der selben Woche erfolgt die Anrechnung der Berufsschulunterrichtszeit einschließlich der Pausen auf die Ausbildungszeit. 

Die Vergütung während der Ausbildung muss nach § 17 BBiG angemessen sein. Sie ist nach dem Lebensalter der Auszubildenden so zu bemessen, dass sie mit fortschreitender Berufsausbildung, mindestens jährlich, ansteigt.

Tarifvergütung

In den meisten Wirtschaftsbereichen sind zwischen den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften neben Löhnen und Gehältern auch Ausbildungsvergütungen vereinbart worden. Wenn eine verbindliche Tarifregelung vorliegt, dürfen im Ausbildungsvertrag keine niedrigeren Vergütungen vereinbart werden. Die aktuellen tarifvertraglich geregelten Ausbildungsvergütungssätze finden Sie im Internet (http://www.tarifregister.nrw.de/). An Tarifverträge sind Arbeitgeber nur dann gebunden, wenn sie Mitglied in einem tarifschließenden Arbeitgeberverband sind oder wenn (in Ausnahmefällen) ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag (z. B. Baugewerbe, Einzelhandel) besteht.

Angemessene Vergütung

Soweit Tarifverträge nicht bestehen oder im Einzelfall keine Anwendung finden, muss die Vergütung nach § 17 BBiG jedenfalls angemessen sein. Für die Frage, ob die vereinbarte Vergütung angemessen ist, sind die in der Branche verwendeten Tarifverträge Richtschnur. Eine Unterschreitung dieser um mehr als 20 % ist nach dem Bundesarbeitsgericht nicht mehr angemessen. Fehlt eine tarifliche Regelung, kann zur Ermittlung der angemessenen Ausbildungsvergütung auf Empfehlungen der IHK zurückgegriffen werden. Bitte erfragen Sie diese aktuell bei dem zuständigen Ausbildungsberater.

Mindestausbildungsvergütung

Für alle Auszubildenden, deren Ausbildungsbetriebe keiner Tarifbindung unterliegen, gilt eine Mindestausbildungsvergütung. Diese kann unterschritten werden, wenn ein geltender Tarifvertrag eine geringere Vergütung vorsieht. Die Höhe der Vergütung berechnet sich jeweils auf der Basis des Jahres des Ausbildungsbeginns mit gesetzlich festgelegten Steigerungssätzen.

Wie die Mindestausbildungsvergütung sich in den Folgejahren entwickelt, gibt das Bundesministerium für Bildung und Forschung jeweils im November des jeweiligen Vorjahres bekannt.

Ausbildungsvergütung bei vertraglich verkürzter Ausbildungszeit

Wenn aufgrund einer beruflichen Vorbildung oder des Schulabschlusses die Ausbildungszeit z. B. um 1 Jahr verkürzt wird, ist die Ausbildungsvergütung für das 1. + 2. Ausbildungsjahr zu zahlen, wenn Tarifverträge keine andere Regelung getroffen haben.

Ausbildungsvergütung bei Verlängerung der Ausbildungszeit

Wird ein Berufsausbildungsverhältnis aufgrund einer nicht bestandenen Abschlussprüfung auf Wunsch des Auszubildenden verlängert, so ist für die Dauer der Verlängerung lediglich die Vergütung des letzten Ausbildungsjahres zu zahlen.

Pflichten des Ausbildenden

Berufsausbildung (§ 14 BBiG)

(1) Ausbildende haben:

• dafür zu sorgen, dass den Auszubildenden die berufliche Handlungsfähigkeit vermittelt wird, die zum Erreichen des Ausbildungsziels erforderlich ist, und die Berufsausbildung in einer durch ihren Zweck gebotenen Form planmäßig, zeitlich und sachlich gegliedert so durchzuführen, dass das Ausbildungsziel in der vorgesehenen Ausbildungszeit erreicht werden kann,
• selbst auszubilden oder einen Ausbilder oder eine Ausbilderin ausdrücklich damit zu beauftragen,
• Auszubildenden kostenlos die Ausbildungsmittel, insbesondere Werkzeuge und Werkstoffe zur Verfügung zu stellen, die zur Berufsausbildung und zum Ablegen von Zwischen- und Abschlussprüfungen, auch soweit solche nach Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses stattfinden, erforderlich sind,
• Auszubildende zum Besuch der Berufsschule sowie zum Führen von schriftlichen Ausbildungsnachweisen anzuhalten, soweit solche im Rahmen der Berufsausbildung verlangt werden, und diese durchzusehen,
• dafür zu sorgen, dass Auszubildende charakterlich gefördert sowie sittlich und körperlich nicht gefährdet werden.

(2) Auszubildenden dürfen nur Aufgaben übertragen werden, die dem Ausbildungszweck dienen und ihren körperlichen Kräften angemessen sind.

Freistellung (§ 15 BBiG)

Beginnt der Berufsschulunterricht vor 9 Uhr, so darf ein Auszubildender vorher nicht in seinem Ausbildungsbetrieb beschäftigt werden.
Auszubildende sind vom Ausbildungsbetrieb freizustellen:

• für die Teilnahme am Berufsschulunterricht
• an einem Berufsschultag mit mehr als fünf Unterrichtsstunden von mindestens je 45 Minuten, einmal in der Woche
• in Berufsschulwochen mit einem planmäßigen Blockunterricht von mindestens 25 Stunden an mindestens fünf Tagen
• an dem Arbeitstag unmittelbar vor dem Tag der schriftlichen Abschlussprüfung

In den letzten drei genannten Fällen wird die durchschnittliche tägliche bzw. wöchentliche Ausbildungszeit angerechnet.

Zeugnis (§ 16 BBiG)
(1) Ausbildende haben den Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. ....
(2) Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Auszubildenden. Auf Verlangen Auszubildender sind auch Angaben über Verhalten und Leistung aufzunehmen. 

Pflichten des Auszubildenden

Verhalten während der Berufsausbildung (§ 13 BBiG)

Auszubildende haben sich zu bemühen, die berufliche Handlungsfähigkeit zu erwerben, die zum Erreichen des Ausbildungsziels erforderlich ist. Sie sind insbesondere verpflichtet,

• die ihnen im Rahmen ihrer Berufsausbildung aufgetragenen Aufgaben sorgfältig auszuführen,
• an Ausbildungsmaßnahmen teilzunehmen, für die sie nach § 15 freigestellt werden,
• den Weisungen zu folgen, die ihnen im Rahmen der Berufsausbildung von Ausbildenden, von Ausbildern oder Ausbilderinnen oder von anderen weisungsberechtigten Personen erteilt werden,
• die für die Ausbildungsstätte geltende Ordnung zu beachten,
• Werkzeug, Maschinen und sonstige Einrichtungen pfleglich zu behandeln,
• über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu wahren.

Jeder Auszubildende kann seit dem 1. Januar 2020 den betrieblichen Teil seiner Ausbildung in Teilzeit absolvieren. Anders als bislang muss hierfür kein besonderer Grund mehr nachgewiesen werden. Ein Anspruch des Auszubildenden auf Teilzeitausbildung besteht jedoch nicht.

Wie wird eine Teilzeitausbildung vereinbart?
Ausbildungsbetrieb und Auszubildende müssen die Verkürzung der täglichen oder wöchentlichen Ausbildungszeit prozentual in ihrem Ausbildungsvertrag gemeinsam vereinbaren. Dies kann auch noch nach Ausbildungsbeginn über einen Änderungsvertrag erfolgen.
Eine Verkürzung der Ausbildungszeit kann weiterhin gleichzeitig mit dem Abschluss des Ausbildungsvertrags beantragt werden.
Die Berufsschule ist an eine im Ausbildungsvertrag vereinbarte Teilzeit nicht gebunden. Die Einbeziehung der Berufsschulzeiten in das Teilzeitmodell muss deshalb zwischen Betrieb, Auszubildenden und Berufsschule abgestimmt werden.

Wie lange dauert eine Teilzeitausbildung?
Die Kürzung der täglichen oder wöchentlichen Ausbildungszeit darf 50 Prozent einer Vollzeitausbildung nicht übersteigen. Die Teilzeitausbildung kann dabei für die gesamte Ausbildungsdauer oder für einen Teil vereinbart werden.
Die Dauer der Ausbildung verlängert sich entsprechend der verkürzten Arbeitszeit, höchstens jedoch bis zum 1,5-fachen der regulären Ausbildungsdauer. Das heißt, bei einer regulär dreijährigen Ausbildung darf die Ausbildung in Teilzeit maximal 4,5 Jahre dauern.
Da mit den individuell möglichen Teilzeitmodellen zum Ende der Ausbildungszeit nicht immer ein Prüfungstermin erreicht wird, sieht das Berufsbildungsgesetz vor, dass die Auszubildenden die Verlängerung des Berufsausbildungsverhältnisses bis zur nächstmöglichen Prüfung verlangen können. Zum Erreichen eines früheren Prüfungstermins können Ausbildende und Auszubildenden auch einen gemeinsamen Antrag auf Verkürzung der Ausbildungsdauer stellen.

Wie gestalten sich die Urlaubs- und Vergütungsregelungen bei Teilzeitausbildung?
Sofern Teilzeitauszubildende an genauso vielen Arbeitstagen wie Vollzeitbeschäftigte arbeiten, haben sie auch den gleichen Urlaubsanspruch wie die Vollzeitbeschäftigten. Findet die Teilzeitausbildung an weniger betrieblichen Arbeitstagen statt, reduziert sich der Urlaubsanspruch entsprechend.
Die Höhe der Ausbildungsvergütung verkürzt sich bei der Teilzeitausbildung entsprechend der prozentualen Verkürzung der täglichen oder wöchentlichen Ausbildungszeit.

Teilzeitrechner
IHK-Teilzeitrechner

Nach § 12 BBiG dürfen keine Vereinbarungen getroffen werden, die mit dem Sinn und Zweck der Berufsausbildung im Widerspruch stehen oder zu Ungunsten des Auszubildenden von den Vorschriften des Berufsausbildungsgesetzes abweichen. Unzulässig sind insbesondere Vereinbarungen, die den Auszubildenden für die Zeit nach Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses in der Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit beschränken. Vertragsstrafen dürfen nicht vereinbart werden. Ebenso unzulässig sind Vereinbarungen über den Ausschluss oder die Beschränkung von Schadensersatzansprüchen und über die Festsetzung der Höhe eines Schadensersatzes in Pauschbeträgen.

Bitte beachten Sie: Jugendliche, die in das Berufsleben eintreten, dürfen nur beschäftigt werden, wenn sie innerhalb der letzten 14 Monate von einem Arzt untersucht worden sind (Erstuntersuchung) und dem Arbeitgeber eine von diesem Arzt ausgestellte Bescheinigung darüber vorliegt. Bei der Eintragung eines Ausbildungsverhältnisses bei Auszubildenden unter 18 Jahren muss der IHK diese Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung vorgelegt werden.  Ein Jahr nach Ausbildungsbeginn muss eine Nachuntersuchung erfolgen, sofern der/die Auszubildende noch minderjährig ist. Der Arbeitgeber hat den Jugendlichen für die Durchführung der ärztlichen Untersuchungen freizustellen. Ein Entgeltausfall darf hierdurch nicht eintreten.

Wer sich von den Kosten der Untersuchung befreien lassen möchte, kann dem Arzt/ der Ärztin einen Untersuchungsberechtigungsschein vorlegen. Dieser kann ganz einfach online beantragt werden. 

Weitere Informationen erhalten Sie unter: 
https://www.untersuchungsberechtigungsschein.de/willkommen
 

Für die Beendigung eines Ausbildungsverhältnisses im gegenseitigen Einvernehmen können Sie den Musteraufhebungsvertrag verwenden.

• Aufhebungsvertrag